CONSEILS DE PRO POUR CONCEVOIR UN ÉVÉNEMENT FESTIF HIVERNAL : IGLOOFEST DÉVOILE SES SECRETS!

24 février 2016 à 13 h 56
 

ONZE CONSEILS DE PRO POUR CONCEVOIR UN ÉVÉNEMENT FESTIF HIVERNAL : IGLOOFEST DÉVOILE SES SECRETS!

 

Janvier et février : Ce sont des mois où, à première vue, Montréal perd son caractère festif qu’on lui reconnait durant les beaux jours d’été. L’autre soir, des clients d’un bar branché du Vieux-Montréal, en visite de la France, m’ont demandé où était le meilleur endroit où sortir. Ils se désolaient de la désertion du bar par les Montréalais. Naturellement, je leur ai répondu qu’à moins de 500 mètres, près de 10 000 personnes étaient rassemblées à l’extérieur pour l’un des plus grands événements festifs de l’année : Igloofest.

Quelques jours plus tard avait lieu la consultation publique sur l’avenir du Vieux-Port. Plusieurs participants ont réfléchi à la manière d’animer davantage le site durant la saison hivernale, inspiré par l’événement qui se déroulait à quelques mètres de là.

Sans conteste, Igloofest est devenu une référence pour célébrer différemment l’hiver, au même titre que le Festival Montréal en lumière et la programmation d’activités extérieures au Parc Olympique.

Quels sont les ingrédients du succès d’Igloofest ? Qu’est-ce qui a évolué depuis les débuts du festival ? Igloofest célébrait sa 10e édition en 2016. Curieux de connaître davantage les conditions de succès de cet événement-phare, je me suis entretenu avec Louis-David Loyer, Conseiller à la production et co-fondateur du Festival Igloofest et Judith Portier, designer chez Design par Judith Portier.

Ces conseils visent à vous aider à planifier vous-aussi un évènement dans l’espace public durant la saison hivernale.

 

1. Enquêtez sur les bonnes pratiques dans les autres villes hivernales 

 

On ne réinvente pas la roue! Certaines villes, comme Montréal, ont développé des concepts orignaux d’évènements dans l’espace public. Les cofondateurs d’Igloofest ont voyagé à travers le monde pour aller puiser de bonnes idées dans d’autres villes. Prenez donc le temps de regarder ce qui se fait ailleurs.

 

2. Créez l’occasion de bouger!

 

Louis-David Loyer m’explique que le facteur-clé du succès d’un évènement extérieur en hiver, c’est de faire bouger le public. « Faire une présentation de film l’hiver, ça ne fonctionne pas. Le public ne peut pas tenir immobile trop longtemps! » Évitez donc les activités à prédominance contemplative et privilégiez l’activité physique afin de garder le corps au chaud! En plus, dépenser des calories après la période des fêtes, c’est un objectif rassembleur. Igloofest démontre avec brio qu’on peut faire de l’exercice de manière beaucoup plus originale qu’une séance de spinning dans une salle sombre et malodorante d’un gymnase.

 

3. Choisissez un site accessible 

 

Si, en arrivant sur le site, les visiteurs sont déjà transis par le froid, ce n’est pas bon signe pour la suite des choses.  Il est donc important d’être localisé à proximité d’une station du réseau de métro. Peu de sites à Montréal conviennent à Igloofest. Le festival a déjà été situé au Parc Jean Drapeau. Mais le site était trop excentré par rapport à la ville.

 

4. Tirez profit du genius loci du lieu

 

Igloofest est installé au Quai Jacques-Cartier du Vieux-Port de Montréal. C’est un site enchanteur. Quoi que rapproché de l’eau, donc plus froid et plus venteux, Louis-David Loyer confie que c’est son emplacement de choix au cœur d’un ensemble urbain distinctif qui a motivé la décision du festival de s’installer au bord du Fleuve. La présence du pavillon Jacques-Cartier, chauffé en hiver, a aussi été un élément déterminant dans le choix du site. Sinon, Igloofest aurait dû composer avec l’installation complexe de grandes tentes extérieures.

 

Crédit photo : Peter Ryaux-Larsen pour Igloofest

 

5. Débutez l’expérience du festival dans la ville

 

Une des choses que j’apprécie le plus d’Igloofest, c’est que pendant un mois, le festival s’immisce et s’infiltre dans la ville. Nombreux sont ceux qui arborent une des tuques aux couleurs du festival. Mais c’est n’est pas tout! Dès l’arrivée des festivaliers à la station Champs-de-Mars, Igloofest et la STM leur souhaitent la bienvenue.  La station est décorée aux couleurs du festival. Le parcours se poursuit à la Place Jacques-Cartier, où l’on aperçoit la grande arche de plusieurs dizaines de mètres de long faite de conteneurs. « Créant un appel lumineux, ce grand geste architectural ancre le festival dans son contexte urbain. Elle crée du rythme, des vibrations, que l’on voit de loin. L’expérience débute ainsi bien au-delà du site », confie Louis-David Loyer.

 

6. Créez un effet « wow »!

 

C’est assez simpliste à dire. Mais par les froides températures de janvier, il faut donner plus d’une raison aux Montréalais pour délaisser leur traditionnel « Netflix and chill ». Une programmation électrisante avec des grands noms, des concours de costumes, un éclairage à couper le souffle : tout est pensé pour séduire les montréalais.

 

Les participants ont aussi leur rôle à jouer! Comme dans tout événement, il faut rivaliser d’astuce pour faire de vos participants des ambassadeurs de l’événement. Nombreuses sont les occasions de propager leur enthousiasme contagieux.

 

7. Générez du mouvement sur le site en planifiant l’organisation spatiale des fonctions et en créant des parcours

 

Le site d’Igloofest a toujours eu la même capacité, soit d’environ 9 000 personnes. Cependant, le site s’est agrandi et plusieurs changements de disposition des scènes, des espaces chauffés et des espaces de consommation ont été nécessaires à travers les années afin d’optimiser l’expérience.

 

Judith Portier confie que le remue-méninge pour la direction artistique des aménagements s’effectue en étroite collaboration avec l’équipe de la logistique et l’équipe de la scénographie d’Igloofest. À l’aide de tous les outils de conception utilisés traditionnellement par les designers (relevés, plans 2D et 3D, perspectives, etc.), « tout est pensé pour que le site n’ait jamais l’air trop vide, ni trop plein à craquer. C’est le confort qui prime avant tout. C’est un véritable « village » qui se crée, marqué par l’alternance des sites chauffés, des planchers de danse, des espaces de repos, des services publics (bars, boutiques, kiosques) et des activités (glissades, photomatons, etc.) ».

 

Ainsi, le site a été complètement remanié en 2016 : tous les espaces ont été revisités de fond en comble. Certains ont été déplacés, d’autres supprimés, d’autres sont venus s’ajouter. Trois espaces VIP intérieurs aux couleurs des trois commanditaires du site ont également été ajoutés. « Il y avait une demande d’une partie de notre clientèle pour des espaces avec davantage de confort », souligne François Fournier, relationniste pour Igloofest.

 

8. Développez un langage architectural, visuel et sonore singulier pour créer une signature

 

Chaque année le festival crée une signature distinctive. J’ai demandé aux concepteurs de me parler de leurs matériaux de prédilection et de l’évolution au courant des 10 dernières années.

 

À l’heure des changements climatiques, Igloofest favorise de plus en plus l’utilisation d’éléments modulaires et de l’éclairage. Quoi que très appréciés du public, la glace et le feu tendent à disparaître. On les associe traditionnellement aux événements hivernaux. Cependant, les fluctuations de températures créent beaucoup d’incertitude pour l’emploi de la glace et la règlementation municipale est plus restrictive qu’avant concernant l’utilisation des braseros.

 

Les cubes lumineux font partie de l’ADN du festival depuis ses débuts. Il s’agit de cubes « Totes » produits par une compagnie allemande qui servent habituellement au transport des matières liquides. Ingénieux! L’autre élément modulaire construit est le conteneur et son apparition sur le site du festival est plus récente. La firme Conterm a développé une véritable expertise. Ces conteneurs permettent de loger différentes fonctions : régie, comptoirs, photomatons, éléments signalétiques.

 

La magie s’opère avec une attention soignée portée aux détails. C’est ici que les couleurs, la lumière et le mouvement entrent en scène. Des couleurs dominantes sont choisies (fushia, bleu turquoise en 2016) et s’en suit un jeu d’équilibre entre les projections vidéo et les éclairages, et entre les contenus scénographiques et les contenus des commanditaires. L’objectif est de former un tout cohérent, lisible pour les visiteurs.

 

Crédit photo : Peter Ryaux Larsen pour Igloofest

 

9. Tirez profit des commandites pour amplifier l’expérience vécue sur le site

 

Fini, le temps où la culture n’était financée que par les pouvoirs publics. Les festivals doivent de plus en plus diversifier leurs sources de financement. Pour Louis-David Loyer, il s’agit d’une opportunité extraordinaire d’innovation. « On crée un nouveau dialogue avec nos commanditaires. Nous souhaitons leur offrir beaucoup plus que d’afficher leur logo. Dès le départ, ces entreprises s’engagent dans le processus de conception du site, elles deviennent des parties prenantes en matière d’aménagement et de design. La créativité de nos équipes et des designers avec lesquels nous collaborons est mise à profit. »

 

 

10. Rivalisez d’astuce pour que vos équipements bravent le froid

 

Le pire ennemi des équipements audio et vidéo est l’humidité. Lorsqu’il y a de grands écarts de température, il y a toujours un risque que l’eau s’infiltre.  L’astuce déployée par Igloofest en collaboration avec leur partenaire Solotech : Les haut-parleurs diffusent du bruit blanc et les projecteurs restent allumés en tout temps pendant un mois, ce qui permet de garder ces équipements au chaud.

 

 

11. Développez une relation d’écoute avec votre public et adaptez-vous rapidement

 

Selon Louis-David Loyer, la principale raison qui explique le succès d’Igloofest, c’est le dialogue constant avec le public. « On a beaucoup travaillé de concert avec les festivaliers au courant des dernières années pour améliorer l’expérience du site. Cette année, on a effectué un remaniement complet du site. Suite à la première fin de semaine d’opérations, nous avions reçu beaucoup de commentaires des festivaliers à l’effet que même si le plancher de danse était plus grand, la circulation était néanmoins difficile. On a donc reculé l’ilot central de 30 pieds afin d’améliorer le confort ». Je dois vous avouer, cette révélation m’a grandement surpris. Je n’ai jamais vu un promoteur réagir aussi promptement aux critiques du public!

 

Vous avez une idée à soumettre ?

 

Chaque année, Igloofest réinvente le site, revisite le pied carré, ré-imagine ses espaces en partenariat avec ses commanditaires. Le défi pour l’an prochain sera de travailler davantage en hauteur. Le festival a collaboré avec plusieurs artistes et designers (Design par Judith Portier, Dix au Carré, La Camaraderie, Daily tous les jours, etc) au fil des années. La porte est grande ouverte si vous avez une idée originale à soumettre, m’indique Louis-David Loyer. Par exemple, cette année, Igloofest a tenu la première compétition internationale de lancer de sapins…

 

Note importante au sujet de l’avenir du Vieux-Port de Montréal

 

Lors de séance d’information tenue le 28 janvier 2016, la Société immobilière du Canada tenait des tables rondes d’échange réunissant des experts, des architectes, des urbanistes, des promoteurs d’événements, des résidents du Vieux-Montréal et des utilisateurs du site. Tous étaient d’accord pour dire qu’il n’y avait pas une utilisation assez intensive du Quai Jacques-Cartier durant toute l’année. Igloofest est une manifestation d’envergure et les responsables du festival comptent bien rester sur place pour encore plusieurs autres éditions. Mais je note que le site comporte deux lacunes. Premièrement, le revêtement au sol devrait être refait. Par temps doux, c’est plus de 9000 festivaliers qui dansent…dans la bouette.  Deuxièmement, le site manque de toilettes publiques de qualité. Igloofest fait sa part pour assurer le confort des festivaliers en ajoutant des toilettes chimiques et même des toilettes extérieures chauffées pour ses espaces VIP. Mais il demeure que le site gagnerait à offrir à ses locataires davantage de services publics de ce type.

 

 

ps. Un gros merci à François Fournier, relationniste chez Igloofest, pour l’accueil et tout le temps consacré à répondre à mes nombreuses demandes. Si vous êtes un blogueur, avec François, vous serez câlinés par un grand Yéti chaleureux.

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